Proč používat ústředny a pevné linky a jak je využít na maximum?

Pokud pracujete ve firmě sám nebo s kolegou, bude vám každému asi stačit jeden mobilní telefon. Pro větší firmy je ale ústředna ve spojení s pevnými linkami stále efektivním nástrojem.

Proč mít dnes firemní ústřednu

Klíčovým přínosem ústředen je  úspora nákladů. 10 či 50 lidí ve firmě nikdy nebude volat najednou. Pro jejich spojení se světem pak stačí platit daleko menší počet linek vedoucích do firmy.

Zároveň ústředna vyřeší mnoho situací, které jsou jinak obtížně řešitelné.

  • Potřebujete mít jedno, nejlépe snadno zapamatovatelné, telefonní číslo, kam se kdokoliv kdykoliv dovolá a dostane smysluplnou informaci? 
  • Po zavolání přepojujete hovor na různé kolegy nebo je sháníte na mobilním telefonu?
  • Máte koordinační hovory mezi více uživateli, a to i mimo firmu?
  • Přijímáte hovory z marketingových kampaní, přijímáte objednávky, servisní hovory od vašich zákazníků a potřebujete, aby byly co nejjednodušeji směrovány na kompetentní osoby?
  • Nebo naopak sami oslovujete větší počty potenciálních zákazníků?

Moderní telefonní ústředna dokáže pomoci s provozem vaší firmy mimo pracovní dobu. Umožní efektivně využívat vaší pohotovostní linku, zejména v noci a o víkendech. Telefonní ústředna vyřeší omezený provoz o prázdninách, zákazníky sama informuje o mimořádnostech, například když malujete.

Ústředna zjednoduší vaši práci: umožní postupné vyzvánění vybraných telefonních čísel. Můžete mít jedno číslo pro vaše obchodníky, techniky, nákup. Pokud přijde hovor na toto číslo, budou zvonit čísla vybraných zaměstnanců (postupně nebo naráz) a to včetně mobilních telefonů.  Stejně tak jednoduše pomůže telefonní ústředna vyzvednout telefon na stole vašeho kolegy, který si zrovna odskočil za šéfem.

Má smysl pevná linka i pro malé firmy bez ústředny?

Upřímně řečeno, je to věc názoru a typu činnosti firmy. Někdo vnímá pevné číslo na vizitce či webu jako symbol stabilní solidní firmy, sídlící na skutečné adrese. Jiný má na vizitce svojí adresu na Twitteru a pevná linka mu přijde jako dávnověk. Pokud zaměstnanci sedí většinu svého pracovní doby u svého pracovního stolu, pak je pevná linka racionální variantou. Specifickou situací je, kdy je pevná linka je použita pro hovory , fax nebo připojení na internet.

Jaké telefonní přístroje zvolit pro pevné linky

Současný stolní telefon nabízí obdobné uživatelské funkce jako telefon mobilní. Kromě telefonního čísla zobrazuje i jména kontaktů. Umožňuje naprogramovat tlačítka pro rychlé volby. Lze sledovat obsazenost linky kolegů, zobrazí se příchozí hovory nebo přesměrování linky. 

Bezdrátové telefony vám dávají volnost pohybu. Vybavení bývá podobné jako u telefonů stolních. Zobrazení čísla a jména volajících, telefonní seznam, rychlé volby. Ale pozor. Existuje několik typů a ne všechny budou vhodné pro vaše použití.

Více k výběru telefonů v článku „Jak vybrat správně telefony do firmy?

Do pobočkové ústředny lze snadno připojit i elektrického vrátného u vchodu. Existují zařízení, které mají jedno nebo dvě tlačítka, celou klávesnici nebo dokonce displej, pomocí kterého naleznete osobu, se kterou má ve firmě příchozí schůzku.

Pozor


Nezapomeňte omezit volání z elektrického vrátného pouze na telefony v rámci vaší pobočky. Jinak by si snadno mohl někdo ode dveří vaší firmy zavolat třeba na satelitní telefon. Právo otevření dveří je třeba nastavit zase jen vybraným pracovníkům.

Jak ušetřit na pevných linkách?

Plaťte za to, co skutečně používáte

Prvním krokem k úsporám je inventura stávajících telefonních linek. Podle faktury svého poskytovatele ověřte, kolik vlastně platíte telefonních linek a fyzicky si ověřte, kolik linek skutečně používáte, k čemu je používáte a jestli vůbec. Budete často překvapeni, že telefonní linka, kterou používalo IT pro vzdálenou správu zařízení, dávno není potřeba. Zjistíte také, že platíte za různá telefonní rozhraní, ale fakticky spíše potřebujete jeden z typů: 

  • HTS – hlavní telefonní stanice,
  • ISDN2 – digitální linka pro dva současné hovory, ale umožňující připojit více telefonů a telefonních čísel,
  • ISDN30 – digitální linka pro připojení větší pobočkové ústředny.

Pokud máte telefonní ústřednu, všechny linky by měly končit v telefonní ústředně. Tyto linky jsou optimálně využívané a platíte tak za něco, co skutečně používáte. Za linku mimo ústřednu platíte peníze, i když na ní přijde jen jeden hovor. Telefonní operátor na vaši žádost dokáže bez problému telefonní číslo zařadit k číslům ve svazku pro telefonní ústřednu.

S pevnou linkou získáte u většiny operátorů možnost detailního výpisu hovorů. A tím také kontroly nad tím, kdo z vašich zaměstnanců volá hodně a kdo málo. A pomůže vám i určit správný tarif.

Správná volba tarifu pro pevnou linku

Výběr vhodných tarifů není jednoduchý a proto jim věnujeme zvláštní článek "Jak vybrat pro firmu vhodné tarify?"

Směrování hovorů podle nejvýhodnější minutové ceny 

Možností jak ušetřit je řada. Např. Least Cost Routing (LCR) je směrování hovorů podle telefonních směrů (do fixních sítí, do mobilních sítí, zahraniční hovory) na operátora s nejnižší minutovou cenou pro daný typ hovoru.

Pokud vlastníte ústřednu, která podporuje tuto funkci, využijte ji. Je třeba mít propojení do více telefonních sítí, nebo alespoň hlasové mobilní brány, přes které provádíte mobilní volání. Pro daný hovor pak na ústředně nastavíte,  do sítě kterého operátora budete hovor směrovat.

Tip


  • V současné době se brány do mobilních sítí již většinou nevyplatí. Mobilní neomezené tarify se v nich navíc využívat nemohou.
  • Pokud si nejste jisti, jak tuto funkci nastavit, oželte tyto úspory a pokuste se vyjednat nižší ceny od jednoho operátora.
  • Pokud uděláte chybu ve směrování hovorů, snadno celá operace končí v červených číslech. Stačí jedna chybka, která znehodnotí úspory, na kterých jste pracovali několik měsíců. Pokud tuto chybu udělá technik firmy, která se vám stará o ústřednu, budete náhradu škodu jen velmi těžko vymáhat. V současné době nabízí operátoři velmi vyrovnané ceny. LCR může znamenat i navýšení paušálních nákladů (platíte více připojení/SIM karty navíc od více poskytovatelů).

Usnadněte si podnikání - Využijte pobočkové ústředny naplno

Technologie pobočkových ústředen udělala v poslední době obrovský technologický pokrok, a proto mají rozhodně ve firmě stále své místo. Co všechno nové věci umožňují?

Jednoduchý rozvod po firmě

Moderní technologie VoIP (Voice over Internet Protocol – přenos hlasu  po ethernetové síti) přináší zjednodušení instalace celého řešení v rámci jedné datové kabeláže v rámci vaší firmy. Zpravidla lze dokonce pro jednoho zaměstnance použít jeden kabel pro IP telefon i počítač. Lépe je ale mít pro každého zaměstnance zásuvky dvě: jednu pro počítač, druhou pro telefon.

Připojení k ústředně přes mobil či počítač

K novým ústřednám je možné se připojit i pomocí aplikace z mobilních telefonů nebo stolních počítačů.

Zaměstnanci mají svojí "ústřednu"

Zaměstnanci mají z pobočkových telefonních přístrojů k dispozici základní funkce ústředny: přesměrování hovorů, konferenční hovory, zkrácená interní čísla. Jednotný telefonní seznam pro všechny zaměstnance firmy je samozřejmostí.

One Number Concept – Princip jednoho čísla

Tato funkce stírá rozdíly mezi pevnou linkou a mobilem. Jednoduše lze propojit mobilní telefony a pevné linky pomocí konceptu jednoho čísla. Jednoho čísla, které máte na vizitce, jednoho čísla, které je v kontaktech na webové stránce, jednoho čísla, které je v produktovém listu….

Jste dostupní pro vaše zákazníky, pro vaše blízké i spolupracovníky, ale přesně tak, jak potřebujete vy.

  • Jednoduše lze nastavit od kdy a  do kdy přijímáte různé druhy hovorů - například od pondělí do pátku od 8:00 do 17:00 hodin. Mimo tuto dobu dáte možnost vás kontaktovat pouze V.I.P. osobám a vašim blízkým kolegům. Od 21:00 již budete dostupní jen pro své blízké.  
  • Nedostupné hovory může obsloužit vaše asistentka nebo spadnou do chytré hlasové schránky. Vzkaz z hlasové schránky vám systém doručí v podobě hlasového záznamu do vaší emailové schránky.

Sjednocená komunikace a spolupráce

Sjednocená komunikace je dnešními dodavateli často skloňovaný pojem. O co tedy jde? Jde o sjednocení všech forem komunikace, které přináší:

  • společný adresář - jeden a vždy aktuální, 
  • prezence/přítomnost - informace o dostupnosti kolegů,
  • chat - textová komunikace,
  • hlasová komunikace - včetně hlasových vzkazů,
  • video komunikace,
  • e-maily.

A to vše jak pro komunikaci mezi dvěma účastníky, ale i v rámci virtuálních místností, kde spolu komunikuje větší množství uživatelů (chat, telekonference, videokonference).

Všechna vaše zařízení mají přístup ke všem formám komunikace. Stejné informace máte k dispozici v mobilním telefonu, v tabletu, stolním počítači nebo notebooku. 

Započatá komunikace na jednom zařízení může pokračovat na jiném zařízení. U všech zařízení máte jednu identitu (telefonní číslo), váš zákazník nebo kolega vás vždy zastihne na správném  zařízení a formou komunikace, kterou mu můžete odpovědět. Ví totiž o tom, kde jste, ví, jestli právě vedete telefonní hovor, máte důležitou schůzku nebo jste na obědě. 

Činnost ve firmě se zrychlí, odpadnou zbytečná volání. Zbytečně nemusíte popisovat své požadavky do emailu, lépe naplánujete schůzky, domluvíte se najednou ve větší skupině lidí.

A navíc máte k dispozici možnost vzdálené spolupráce. Jeden načrtnutý obrázek nebo fotografii či popis můžete snadno sdílet se svými kolegy, ať už jsou na druhém konci republiky či v zahraničí nebo pracují z domova a připravují důležitou nabídku.

Tip


Nebojte se, za tyto systémy v současné době nezaplatíte horentní sumy. Nebudete je ani složitě zavádět a nastavovat. Formou operátorského řešení si je můžete snadno pronajmout, během několika dnů nasadit a platit nízké měsíční poplatky. Řešení jsou opravdu dostupná i pro firmy s velmi malým počtem zaměstnanců.

Na co si dát pozor

Komunikace hlasem přes internet (VoIP) v sobě skrývá i záludnosti. Kromě potíží se spojením, kdy hovor může koktat, být nesrozumitelný nebo dokonce může spojení vypadávat úplně, je zde reálné nebezpečí zneužití telefonní služby.

Při neodborném řešení hlasových služeb může dojít snadno k tzv. fraudu. Proto nevyužívejte služeb garážových servisních firem, které nemají k dispozici zázemí větší společnosti. Jejich služby mohou být velmi levné, ale pokud udělají chybu, rozhodně nemáte šanci z nich vymoci škodu, která se může vyšplhat i do statisíců Kč. 

Podvodné směrování „nabouráním“ ústředny zvenčí z Internetu je bohužel stále výnosný business, ČTÚ i operátoři každý měsíc řeší desítky případů. Nalezení původce tohoto typu podvodu je v současné době velmi problematické, zpravidla působí v zahraničí a úspěšnost dokazování škody v rámci mezinárodního soudního sporu je velice nízká. 

Tip


Nepouštějte se do experimentů, využívejte služby jen zavedených servisních firem. Konkurenční boj stlačil ceny na velmi nízkou cenu. Pokud narazíte na nestandardní chování vaší ústředny, i pokud máte jen podezření na zneužití, řešte věc s vaším operátorem okamžitě, v noci, ve svátek – škoda narůstá velmi rychle.

Chcete poradit s tímto tématem?

Výběr z tipů

K čemu využít pokročilé telekomunikační služby?

  1. Jak na telekonference a videokonference?
  2. Jak využít hromadnou SMS komunikaci?
  3. Jaké jsou aplikace pro volání a zprávy po internetu a jak je využít?
Číst více

Jak provozovat firemní aplikace v 21. století - od serverů ke "cloudu"?

  1. Kde může firma provozovat své aplikace?
  2. Jaké jsou výhody a nevýhody jednotlivých variant?
  3. Na co si dát pozor?
Číst více

Jak postavit dobře firemní počítačovou síť?

  1. Jaké jsou varianty firemních sítí?
  2. Kdy zvládneme výstavbu místní sami a kdy svěřit výstavbu odborníkům
  3. Na co si dát pozor?
Číst více