Jak vybrat správně telefony do firmy?

Menší a střední firmy stojí při výběru telefonů případně jiných zařízení  pro zaměstnance před mnoha otázkami, například:

  • Mají se pořizovat firemní telefony nebo v některých případech povolit použití vlastních zařízení zaměstnance pro firemní účely?
  • Má být ve firmě pobočková ústředna a pevné telefony nebo jen mobily? 
  • Kdy použít chytrý mobilní telefon a kdy klasický. S jakým systémem - Android, iPhone, Windows mobile?
  • Kdy stolní počítač, notebook, tablet, kombinované zařízení?

Dále naleznete tipy na:

Proč telefonům věnovat pozornost a případně je obměnit?

Argumenty pro obměnu telefonů
  • Pokud pracovník potřebuje odpovídající zařízení pro výkon své práce. Je frustrující, pokud se mu například do paměti telefonu nevejdou všechny kontakty, které potřebuje.
  • Obchodník telefonem reprezentuje firmu. Jak pro působení obchodníka, tak z hlediska reprezentace firmy může použití zastaralého zařízení znamenat společenský handicap.
  • Jiná forma motivace zaměstnanců. Pro někoho může být nový telefon, tablet nebo počítač obrovskou motivací. Zaměstnanec pak pro firmu udělá cokoliv… Na druhou stranu často například žena s rodinou, dorůstajícími dětmi nejmodernější “gadgetek” naprosto neocení.
Argumenty proč telefony neměnit 
  • Pokud je klíčová pracovní náplň zcela mimo komunikaci se světem - typicky výrobní a skladové závody. Zde stojí například za zvážení, zda pro interní komunikaci bude vhodnější přenosný telefon vybavený pro drsné prostředí, nebo stolní telefon v malé kanceláři.
  • Pokud zaměstnanec může pracovat pouze v pracovní době v kanceláři, a nelze předpokládat, že by pracoval pro firmu po večerech nebo z domova.

Pevné telefony

V Čechách se s ohledem na velikost firmy používá relativně málo pobočkových ústředen a pevných telefonů ve srovnání s vyspělými zeměmi západní Evropy. Zejména malé firmy přešly na čistě mobilní řešení příliš rychle, bez zvážení všech přínosů a negativ.

Proč pobočkovou ústřednu a pevné telefony ve firmě

Pobočkové ústředny, zejména ty moderní, dokáží ušetřit spousty práce a starostí. 

  • Pevná linka vám umožní nejen levně volat, ale i směrovat příchozí hovory na zaměstnance podle potřeby, dle denní doby a s ohledem na případné nemoci nebo služební cesty. Na pobočkové ústředně je snadné nastavit příchozí volání tak, aby byl hovor vždy vyzvednut jedním z vašich zaměstnanců. Případně může být hovor v mimopracovní době převzat na mobilním čísle toho, kdo má zrovna pohotovost. 
  • I když bude volat několik zákazníků současně, příchozí fronta v pobočkové ústředně nebude nikdy obsazená, a zajistí, že hovor bude vždy rychle odbaven.
  • Podobné funkce nabízejí virtuální ústředny telefonních operátorů, jejich služby se dají řídit a spravovat přes webové rozhraní odkudkoliv přes veřejný internet. 
  • Fixní telefonní kontakt může navíc být pro konzervativnější klienty podstatný. Pokud chcete v některém tradičním oboru vystupovat jako zavedená firma, pevná linka do ústředny dává vašim klientům představu kamenné firmy, prodejny, pobočky. 

Více k tématu

Jak tedy vybrat pevné  telefony pro interní použití? 

Standardní stolní telefon

Správný současný pevný telefon zobrazí k telefonnímu číslu jméno volajícího.  A naopak, dokáže vyhledávat v telefonním seznamu podle jména volaného telefonní číslo, které pak vytočí. Stejně tak jako u současného mobilního telefonu si nepotřebujete pamatovat telefonní čísla. Z telefonu lze přijímat dva hovory současně, a střídavě mluvit s jedním a druhým uživatelem nebo v tzv. malé telekonferenci s oběma najednou.

Tip


Telefon by měl dobře sedět na stole a neklouzat. Měl by mít dobře čitelný displej, nejlépe podsvícený, možnost nastavit sklon displeje nebo celého telefonu aby byl vždy čitelný, přiměřeně velká písmena a s dostatečným počtem řádků.

Telefon pro asistentku

Záleží, v čem spočívá její práce. Má na starosti vstup do kanceláře, kam denně přichází desítky zákazníků? Nebo spíš přepojuje hovory volajících klientů na jednotlivé zaměstnance? Nebo funguje jako asistentka a předává vzkazy, řeší operativní problémy a komunikuje s partnery a dodavateli?

Ke vstupu do kanceláře je vhodné na vstupní dveře nainstalovat elektronického vrátného s kamerou a displejem. Asistentka použije videotelefon a tak vidí, kdo stojí u dveří, může s ním mluvit a pustit ho do prostor firmy. 

Pro snadné volání a přepojování je pro asistentku vhodné využít panel s tlačítky rychlých voleb. U levnějších přístrojů bývají tlačítka opatřena papírkem pro napsání jmen, komu rychlá volba patří. Pokročilejší řešení přináší pomocný LCD displej, kde se vedle každého tlačítka zobrazují jména z paměti telefonu nebo pobočkové ústředny. Tlačítka lze pak využít pro několik jmen a LCD obrazovku přepínat.

Bezdrátové telefony pro použití v rámci firmy 

Pozor


Nedoporučujeme příliš telefony komunikující hlasově přes WiFi. I když se výrobcům v současnosti již částečně daří snížit spotřebu a zvýšit kapacitu baterie, stále telefony s WiFi nebudou oplývat velkou výdrží. V praxi při běžném poměru volání a pohotovostního režimu baterie nevydrží více než 8 až 12 hodin.

Ideální řešení, které vám dává volnost pohybu a výbornou kvalitu hovoru, je systém DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications). Přístroje obecně mají dostatečnou výdrž baterie (několik dnů), a dostatečný dosah (50 metrů v budově, 300 metrů ve volném terénu). Navíc lze k jedné základnové stanici většinou připojit 4 - 8 DECTových telefonů.

Standardní telefon DECT může být zaregistrován jen k jedné základnové stanici. Bude tak fungovat jen v rámci jedné kanceláře, případně v okolních místnostech, pokud nejsou stěny ze železobetonu. Existují ale i takzvané multiDECT systémy, které umožňují bez výpadkový provoz mezi několika základnovými stanicemi v rámci celé výrobní haly, skladového areálu nebo několika pater kancelářské budovy. Návrh a instalaci takového řešení ale svěřte odborníkům.

Telekonferenční přístroj pro zasedací místnosti

Jde o jedno z dražších zařízení, které pro telekomunikace ve firmě budete používat. Ale pořízení takového přístroje vám hodně usnadní komunikaci ve větší skupině lidí. Moderní stolní telefon sice většinou také umožňuje hlasitý odposlech a konverzaci bez sluchátka, ale v nepříliš dobré kvalitě a jen v malé vzdálenosti hovořících od přístroje.

Na rozdíl od běžného stolního přístroje má telekonferenční přístroj jeden nebo dokonce více citlivých mikrofonů, které dobře snímají i konverzaci dále v místnosti. Hlasitý a kvalitní reproduktor přináší vynikající srozumitelnost v celé místnosti i při horším spojení nebo špatném přístroji na druhé straně.

Dalšími přednostmi jsou vynikající potlačení akustické zpětné vazby, odolnost proti rušení mobilními telefony a necitlivost mikrofonu na hluk okolí.

Navíc většina telekonferenčních přístrojů podporuje plně duplexní provoz – obě strany mohou hovořit současně. U běžných stolních přístrojů často dochází ke ztlumení protistrany v případě, že vy mluvíte, a přicházíte tak o její spontánní reakce.

Videokonference

Samozřejmě můžete pro videokonference používat kameru počítače a displej monitoru. Ale profesionálně vybavená místnost pro telekonference vám dává možnosti přirozené komunikace bez nutnosti cestovat. 

Pokud systém navíc podporuje webovou spolupráci a sdílení dokumentů, je to opravdu velice praktické pomocník.  Řešení je zejména vhodné pro společnosti s několika pobočkami například v Čechách a na Slovensku.

Klasické vs. internetové pevné telefony

Pevné telefony využívají dva naprosto odlišné způsoby připojení do telefonní sítě - přes klasickou pevnou linku nebo přes internet. Způsob připojení je při výběru telefonu důležitý parametr.

Klasické telefony
  • Využívají klasickou pevnou linku zavedenou od operátora.
  • Jsou připojené přes běžnou telefonní zásuvku rovnou do telefonní sítě nebo ke klasické pobočkové telefonní ústředně.
    Internetové telefony
  • Vypadají stejně jako klasické telefony, ale jsou připojeny do internetu stejným způsobem jako počítače.
  • Obyčejně se skrývají pod zkratkami VoIP - Voice over Internet Protocol, SIP - Session Iniciation Protocol či IP - Internet Protocol.
  • Mohou být připojeny k pobočkové ústředně podporující komunikaci po internetu. Nebo funkce ústředny typu “přesměrování hovorů, společná hlasová schránka, volání v rámci firmy zdarma” zajistí služba “virtuální ústředna” vašeho poskytovatele internetového připojení a žádnou ústřednu ve firmě nepotřebujete.
  • Více k zapojení internetových telefonů do firemní sítě najdete v článku Jak dobře postavit firemní síť , více o využití ústředen pak v článku Proč používat ústředny a pevné linky a jak je využít na maximum?.

Mobilní telefony

Vybrat pro firemní potřeby klasický telefon nebo dotykový chytrý telefon? 

Musíte se rozhodnout, zda poskytnout zaměstnancům jen nejlevnější telefon pro základní funkce, nebo je motivovat k práci i večer a o víkendech a dát jim k dispozici chytrý telefon.  Velkou roli ve vašem rozhodování budou hrát i náklady spojené  s potřebným mobilním datových tarifem.

Více k tématu

Před výběrem si poctivě sepište, co chcete, aby vaši zaměstnanci pro vaši firmu dělali, a kdy. Jestli je pro vaši firmu důležitá reprezentace, dosažitelnost zaměstnanců, nebo potřebujete jen telefonovat. 

  • Pro obchodníky nebo techniky, kteří jsou většinu pracovní doby v terénu, je chytrý telefon jediné řešení, které umožňuje mít své kolegy vždy dosažitelné, reagující na emaily a schůzky.
  • Pro volbu je důležité, zda zaměstnanci budou na mobilu pracovat, nebo jen využívat aplikace ve svém volnu. Pro řadu lidí je mobilní smartphone zajímavým firemním benefitem, který je pro firmu při splnění všech podmínek plně nákladovou položkou.

Zvažte, zda pro někoho nebude vhodnější používat jeho vlastní zařízení pro firemní účely. Pak je důležité definovat bezpečnostní limity, jaká práva mu dáte a jak ochráníte interní data při přístupu soukromým zařízením. Ve vazbě na firemní IT je pak třeba rozhodnout, zda koupit raději přístroj s operačním systémem Android, iPhone nebo Windows mobile.

Klasický mobilní telefon

  • Ideální pro toho, kde chce používat telefon jen volání a psaní SMS.
  • Příznivá pořizovací cena (řádově od 500 Kč)
  • Výdrž na jedno nabití baterie až jeden týden
  • Obsluhu zvládne i technický antitalent
  • Klasická tlačítková klávesnice
  • Výrobcem telefonu dané funkce, které nelze rozšířit o další aplikace
  • Zpravidla bez přístupu k internetu

Chytrý telefon - smartphone

  • Kdykoliv umožňuje práci s emailem, kalendářem a kontakty.
  • Přístup na web, jen pozor na prohlížení videa a poslouchání hudby při datovém připojení.
  • Na GooglePlay, AppStore a Windows Phone naleznete pro chytré telefony mnoho užitečných aplikací ale i hry.
  • Umožňuje podobnou práci jako na velkém počítači, ale někomu nemusí vyhovovat malý displej a malinká klávesnice na dotykovém displeji.
  • Při obchodním jednání je podobně jako kvalitní boty a hodinky důkazem serióznosti.
  • Malá výdrž baterie telefonu na jedno nabití – jeden, maximálně dva dny.
  • Cena je vyšší, ale rozdíl oproti klasickým přístrojům již není zásadní

Na co dát při výběru smart telefonu důraz?

Obrazovka smart telefonu.

  • Rozlišení displeje a jeho rozměry jsou dva různé parametry. 
  • Čím větší displej máte, tím se lépe budete trefovat na klávesnici a přesněji pracovat s aplikacemi. Čím větší prsty máte, tím větší musíte mít displej, pokud chcete používat telefon pro psaní textu. Tedy displej minimálně  4“.
  • Čím více má váš mobil nahrazovat počítač, tím větší displej využijete. Pokud nepoužijete tablet, vhodná velikost smartphonu pak bude 5“.
  • Vyšší rozlišení displeje využijete pro práci, prohlížení fotografií a videí. Minimem pro pohodlnou práci je rozlišení 480x800 px (pixel, obrazový bod). 
  • Ty lepší (a dražší) smart telefony  jdou až k full HD rozlišení (1920 x 1080 px) nebo k rozlišení 4K (dvojnásobné rozlišení v obou osách).

Tip


Tvrzené sklo sníží riziko prasknutí při pádu na zem. Ochranná fólie je velmi dobrá investice a navíc se dá po čase se vyměnit.

Počet jader procesorů a velikost paměti

Výrobci se předhánějí, kolika jádrové procesory použijí v novém modelu. Fakticky ale většina aplikací více jádrové systémy neumí využít. Pro běžnou práci nemá výkon procesoru podstatný vliv. Jinak je tomu pro hry a zpracování multimédií, tedy aplikace, které až na výjimky na firemní zařízení nepatří.

U pamětí je opačná situace. Každý "byte" navíc je důležitý. Zvláště u smart telefonů s operačním systémem Android se vám bude opravdu hodit.

Tipy


  • U telefonů se systémem Android je důležitá vnitřní paměť telefonu, současnosti by měla činit minimálně 4GB. Ta je třeba na uložení aplikací a jejich dat. Zdaleka ne všechny aplikace jdou přesunout na SD kartu, a i po přesunutí zabírají částečně vnitřní paměť.
  • U zařízení se slotem na Micro SD kartu věnujte pozornost maximální datové velikosti této karty, kterou dané zařízení podporuje.
  • Pro multimédia je dnes minimem 16GB paměť s možností dalšího rozšíření paměťovou kartou. Pozor, u iPhone to nejde – příslušný model má pouze interní paměť, kterou již rozšířit nelze.

Operační systém

Chytré telefony se dnes v podstatě vyrábějí  jen pro tři operační systémy:  iOS od Apple, Windows Phone od Microsoftu a Android od Google. Výběr výrazně ovlivňuje, jak budou zaměstnanci s telefonem dále pracovat. Doporučujeme mít ve firmě jeden operační systém stejně tak jako u počítačů.

Android
  • Nejrozšířenější operační systém, k dispozici nejvíce modelů telefonů v cenách všech kategorií.
  • Bezplatné aplikace na portále Google Play
  • Na Google Play nejsou aplikace důsledně kontrolovány, někdy proto nefungují správně nebo přímo škodí
  • Přizpůsobení systému potřebám zaměstnance není rychlé ani snadné.
iOS
  • Na AppStore je velký výběr bezpečných a stabilních aplikací
  • Aplikace často nejsou zdarma, ale jsou zpoplatněny
  • Uzavřený systém bez možnosti úprav
  • Je pouze v telefonech od firmy Apple, které jsou poměrně drahé.
    Windows Mobile
  • Snadné propojení s dalšími zařízeními a aplikacemi Windows.
  • 2. Vlastnost
  • Zatím je malá nabídka telefonů.
  • Zatím je malá nabídka aplikací, počet ale roste
  • Připravovaná jednotná platforma Windows pro počítače a mobilní zařízení

Tablety, kombinovaná zařízení, klasické notebooky, stolní počítače

I zde je potřeba přemýšlet, které zařízení zaměstnanec skutečně potřebuje pro výkon své práce. Kdy jde o zaměstnanecký benefit, a kdy o odznak jeho pozice,  který mnohdy nutně potřebuje pro reprezentaci vaší firmy při obchodním jednání.

Jak nakoupit firemní telefony výhodně

Když firma sjednává telekomunikační služby, u některých operátorů podle své velikosti dostane patřičnou cenovou nabídku, spojenou s určitým objemem peněz určených na nákup hardwarového vybavení, takzvaný hardwarový budget.

  • Firmě bude poskytnut HW budget předem určeného objemu prostředků v českých korunách 
  • HW budget nebude poskytnut fyzicky v penězích, ale bude deponován na zákaznickém účtu u operátora
  • HW budget bude moci firma uplatnit jako slevu při koupi telefonů, licencí, příslušenství a partnerských řešení
  • Konečná cena za zařízení se bude rovnat rozdílu základní ceny zařízení z nabídky operátora a uplatněnému objemu prostředků v Kč, přičemž konečná cena zařízení musí činit minimálně 1 Kč + DPH. Hodnota takto poskytnuté slevy bývá z HW budgetu odpočítávána částkou bez DPH

Chcete poradit s tímto tématem?

Náš tým doporučuje: 

Výběr z tipů

K čemu využít pokročilé telekomunikační služby?

  1. Jak na telekonference a videokonference?
  2. Jak využít hromadnou SMS komunikaci?
  3. Jaké jsou aplikace pro volání a zprávy po internetu a jak je využít?
Číst více

Jak provozovat firemní aplikace v 21. století - od serverů ke "cloudu"?

  1. Kde může firma provozovat své aplikace?
  2. Jaké jsou výhody a nevýhody jednotlivých variant?
  3. Na co si dát pozor?
Číst více

Jak postavit dobře firemní počítačovou síť?

  1. Jaké jsou varianty firemních sítí?
  2. Kdy zvládneme výstavbu místní sami a kdy svěřit výstavbu odborníkům
  3. Na co si dát pozor?
Číst více