Jak volat z mobilů ve firmě výhodně?

Jak vybrat správného operátora a parametry smlouvy? Jak nastavit interní pravidla používání mobilů? Jak hlídat jejich využití zaměstnanci?

Podle čeho vybírat mobilního operátora

Přestože v současné době i firmy mohou využívat služeb tzv. virtuálních operátorů zaměřených na různé segmenty trhu, plnohodnotné mobilní sítě jsou v České republice stále jen tři. Po nepovedené aukci na konci roku 2013 připadly i všechny nové frekvence LTE stávajícím operátorům. Ti kapacity svých sítí přeprodávají takzvaným operátorům virtuálním. Váš mobil tedy bude technicky fungovat vždy buď v síti O2, T-Mobile nebo Vodafone.

Pokrytí

I dnes důležitou roli při volbě (síťového) operátora stále hraje pokrytí. Nejen pro přenos dat, ale i pro hlasové služby. A to je dáno sítí, která je daným operátorem využívána.

Celkové pokrytí operátorů je dnes vcelku vyrovnané. Jde ale o konkrétní pokrytí lokalit, kde se budete vy a vaši zaměstnanci pohybovat nejčastěji – tedy zejména sídla firem, provozovny a sklady, případně domov a rekreační lokality klíčových osob.

Prvním krokem při výběru mobilního operátora pro firmu by tedy mělo být vyzkoušení reálné funkce jeho hlasových služeb a dat ve vašich firemních objektech. Test proveďte při pohybu, zejména v přízemí a ve středu budovy. Hovor zkoušejte na straně volajícího i volaného, zda nejsou výpadky, nikoli pouze podle ukazatele síly signálu. V případě příjmu nejrychlejšího mobilního internetu telefon zobrazuje „LTE“, v případě připojení sítí 3. generace „H+“, „H“ nebo „3G“. Pokud telefon zobrazuje „E“ nebo dokonce „GPRS“, jedná se nejpomalejší mobilní internet 2G.

Dostupnost LTE

V současnosti probíhá velké rozšiřování LTE pokrytí všech tří operátorů na venkově, především na místech, kde je k dispozici pouze pomalý 2G internet.

Všichni tři čeští mobilní operátoři používají pro LTE v prvních fázích pokrývání zejména nižší frekvence v pásmech pod 1GHz, které umožňují větší dosah zejména v hornatém terénu a široké pokrytí včetně vnitřků budov.

Pozor


  • Možnost použití LTE pásma je u nových mobilů podstatná. Více v článku Jak vybrat správně telefony do firmy?
  • V některých případech se používá pro LTE pásmo 900MHz, které podporují jen některé telefony a modemy, navíc s nižší maximální rychlostí 15 Mbit/s. Jinde lze použít všechny telefony a modemy s podporou LTE a maximální rychlost je v současnosti 75 Mbit/s. Ověřte si kvalitu LTE ve vašem regionu u vašeho stávajícího či uvažovaného operátora.

Typ operátora

Máte na výběr mezi provozovateli mobilních sítí tj. O2, T-Mobile a Vodafone a virtuálními operátory zaměřenými buď na určité skupiny zákazníků nebo nabízejících telekomunikační služby jako rozšíření svých stávajících služeb (např. ČEZ či Tesco). Seznam virtuálních operátorů najdete např. na http://virtualni-operatori.cz/virtualni-operatori/.

Pozor ovšem na neveřejné nabídky a tzv. „šedé“ operátory. Tito poskytovatelé většinou nemají licenci k poskytování telekomunikačních služeb, ale pouze přeprodávají firemní tarify díky výhodně vyjednaným podmínkám pro velké firmy.

Takový postup není právně podložen, a je jen otázkou času, kdy základní operátor vypoví přeprodejci smlouvu a přestane tyto služby poskytovat. 

Pozor, u takových poskytovatelů nejsou telefonní čísla (včetně přenesených) zákazníka, ale tohoto šedého operátora! O svá telefonní čísla můžete přijít, nemusí být povolena portace k jinému operátorovi, nebo mohou služby jednoho dne prostě přestat fungovat.

TIP: Obecně – ověřte si, zda nabídku podává skutečný operátor.  Mimooperátorské, většinou podezřele levné a neveřejné nabídky nedoporučujeme v případě, že vám záleží na zachování čísla a spolehlivosti služeb.

Volba tarifů

Tarify operátorů jsou nejednoduchá záležitost, proto jim věnujeme článek Jak vybrat pro firmu vhodné tarify?

Volba SIM karet

V současných mobilech se používají tři velikosti SIM karet: Mini, Micro a Nano. Výměnu velikosti karty poskytují operátoři v naprosté většině zdarma – požadujte ji. Někteří operátoři dodávají adaptéry, které umožní použít menší typ SIM do telefonu vyžadujícího SIM větší.

Můžete odebírat pouze nejmenší Nano SIM s dvěma adaptéry – Mini a Micro. Pak máte stejné SIM pro všechny firemní mobily. Pro a proti SIM adaptérů:

  • + nemusíte řešit typ mobilu při objednávání SIM
  • + při použití již existující SIM do jiného mobilu nemusíte řešit její výměnu za jinou velikost
  • - adaptéry se nehodí na časté vkládání a vyjímání (obtížná manipulace)
  • - u některých starších mobilů se mohou adaptéry zasekávat nebo být nespolehlivé

TIP: Někteří operátoři umožňují poskytnutí neaktivních SIM „do šuplíku“ – požadujte, a to bez poplatku. Oceníte to v případě potřeby rychlého vydání SIM pro nové zaměstnance nebo při výměně ztracené SIM – nemusíte čekat na zaslání nebo převzetí.

Výběr čísel firemních mobilů

Někteří operátoři umožňují i menším a středním firmám možnost rezervace vybraných čísel před zřízením. 

Další možností je rezervace celých číselných řad pro firmu po dobu smlouvy. Můžete pak mít stejná koncová čísla u jednotlivých zaměstnanců na mobilech i stolních telefonech. Po aktivaci prvního čísla je celý rozsah rezervován, deaktivovaná čísla se vrací do rezervace. 

Většinou se jedná o doplňkovou službu zpoplatněnou dle ceníku, můžete požadovat cenu individuální.

Snadno zapamatovatelná čísla, takzvaná „zlatá“ nebo „hezká“ nabízejí někteří operátoři za příplatek. 

TIP: Pozor, že v případě využití služeb některého virtuálního operátora se můžete setkat i s poplatky, na které nejsme u tří síťových operátorů zvyklí. Nízké ceny viditelných („signálních“) položek mohou být kompenzovány např. poplatky za přenos čísla, za aktivaci SIM, za papírové vyúčtování apod.

Jaká nastavit interní pravidla

Odpovědná osoba administrátora ve firmě

Podle podmínek ve vaší firmě a její velikosti je vhodné stanovit osobu, odpovědnou za vše související s telekomunikačními službami včetně mobilů. Většinou to má blízko ke správě IT a firemního hardware. Pokud Však IT služby řešíte externě, je vhodné, aby se administrace telekomunikací ujal někdo s přítomností ve firmě. Myslete na zastupitelnost v době nepřítomnosti. Součástí povinností by měla být i starost o dokumentaci ke smlouvám včetně dodatků, záruční listy, a o dokumentaci k vydaným SIM kartám (zejména PUK kódy).

TIP: Od operátora vyžadujte on-line portál pro administraci vašich služeb. Před výběrem operátora se seznamte jeho fungováním. Požadujte minimálně:

  • Náhled na všechny SIM karty vaší firmy
  • Přehled tarifů, doplňkových služeb a nastavení
  • On-line změny nastavení
  • Přehled aktuálního objemu stažených dat pro jednotlivá čísla, čerpánínastavení FUP (Fair User Policy) a zda se v daném okamžiku již FUP uplatňuje
  • Možnost aktivace nových SIM

TIP: Pro přehled čerpání datového FUP a změny nastavení bez vazby na zpoplatnění požadujte i oddělený přístup omezeným oprávněním pro jednotlivé zaměstnance.

TIP: Online parametry jsou volitelné pouze v rámci vymezeném smlouvou a specifikací služeb. Dobře nastavte rozsah volitelných parametrů včetně bezplatných změn tarifů.

Přednastavení parametrů mobilních služeb

Naše doporučení nastavení parametrů mobilní služby pro firmy jsou následující:

  • Vypnout oznámení o volání mimo síť
  • Zasílat uvítací SMS v roamingu: spíše ano (jsou zdarma)
  • SMS: povolení
  • MMS: povolení 
  • Konferenční hovory povolení: ano 
  • Identifikace volajícího: standardně ano
  • Blokování volání/SMS na prémiové služby: Blokováno vše (předvolby 900-909) a DMS 
  • Blokování roamingu: dle potřeby
  • Registr zmeškaných hovorů: ano  (odešle SMS s informací, kdo se vám někdo pokoušel neúspěšně dovolat)
  • Hlasová schránka: ne 
  • Hlasová schránka - automatické přesměrování: ne 
  • Zasílání SMS o dosažení FUP limitu: spíše ano (bývají zdarma) 
  • Datový roaming: dle potřeby, většinou ne 
  • Limit pro datový roaming: Pro jistotu nastavte nejnižší, operátor musí nabízet limit v ekvivalentu 50 EUR nebo nižší.

TIP: Hláška o volání do jiné sítě zdržuje a nemá dnes většinou význam. Vypněte ji u každého čísla před předáním uživateli na infolince nebo v administrátorském rozhraní.

TIP: Hlasová schránka je pro naprostou většinu uživatelů dnes přežitek. Zvyšuje počet placených hovorů a obtěžuje volajícího i volaného. Operátoři implicitně zapínají hlasovou schránku na každém mobilním čísle. Před předáním uživateli hlasovou schránku deaktivujte na infolince nebo v administrátorském rozhraní. Místo toho aktivujte službu Registr zmeškaných hovorů (SMS o zmeškaných hovorech) u operátora.

TIP: Při předání SIM uživateli vypínejte požadavek na PIN SIM karty. Pokud někdo ztratí mobil nebo mu je ukraden, je stejně vždy zapnutý se zadaným PIN. Zadávání PIN pouze zdržuje a zvyšuje riziko nechtěného zablokování uživatelem. Zabezpečení mobilů je dnes řešeno jinak přímo v přístrojích. Raději uživatele zavažte k odpovědnosti za okamžité nahlášení ztráty mobilu a co nejrychlejší žádosti o zablokování.

Jak hlídat využívání mobilu zaměstnancem

Obecně je třeba zvážit náklady, přínosy a negativa kontrolních a restriktivních opatření.

Běžný provoz hovorů a SMS v tuzemsku dnes již není ve firmách tak nákladově významný jako v minulosti. Mnoho firem si to již uvědomilo a v tichosti umožňuje střídmé soukromého používání mobilu jako neoficiálního firemního benefitu. V rozumné míře pochopitelně jde o plně nákladovou položku nezatíženou povinnými odvody. Navíc je nepřetržitá dostupnost zaměstnance pro firmu přínosem. Nutností jsou však namátkové kontroly vyšších účtů a stanovení fixního limitu hříšníkům.

Značná část firem stále ještě ve snaze omezit soukromé hovory stanovuje svým zaměstnancům limity měsíčního užívání. V případě limitů je zaměstnanec paradoxně motivován si limit šetřit pro soukromé účely a omezuje tak pracovní odchozí hovory.  Hovory se případně přesouvají na pevné linky, komunikace se stává dražší a méně efektivní. Zmeškané hovory hůře najdou volajícího, atd.

Některé firmy části zaměstnanců firemní mobily nepřidělují. To má dopad na jejich dostupnost mimo pracoviště – například i v době polední pauzy nebo cesty k lékaři.

Výhody a nevýhody dalších způsobů řízení soukromých telekomunikačních nákladů

Fixní limit na všechna volání z daného čísla:

  1. + jednoduché základní nastavení
  2. + nevyslovený zaměstnanecký benefit
  3. - nutno umožnit překročení limitu v případě nenadálé pracovní potřeby, proto bývají menší překročení limitů běžná, a diskuse formální
  4. - zaměstnanec využívá limit co nejvíce, aby nehrozilo jeho snížení
  5. - zaměstnanec preferuje soukromá odchozí volání nad pracovními, část volání se může přesouvat na pevnou linku

TIP: Nejefektivnější je v tomto případě nastavit tarif neomezeného volání  (viz článek „Jak na výběr tarifů u firemních telekomunikačních služeb“),

Zcela zakázané soukromé hovory

  • + snížení nákladů na volání
  • - velká pracnost kontroly využívání a vynucování restrikce firmou
  • - zaměstnanec musí mít druhý soukromý mobil, tudíž pracovní mobil vypíná a mimo pracovní dobu se stává nedostupným

Přefakturace soukromých volání

  • + částečné snížení soukromého hovorného
  • + zaměstnanec bude dostupný i mimo pracovní dobu
  • - složitá administrativa, schvalování, kontrola a vynucování, náklady mohou převýšit úspory

Chcete poradit s tímto tématem?

Náš tým doporučuje: 

Výběr z tipů

K čemu využít pokročilé telekomunikační služby?

  1. Jak na telekonference a videokonference?
  2. Jak využít hromadnou SMS komunikaci?
  3. Jaké jsou aplikace pro volání a zprávy po internetu a jak je využít?
Číst více

Jak provozovat firemní aplikace v 21. století - od serverů ke "cloudu"?

  1. Kde může firma provozovat své aplikace?
  2. Jaké jsou výhody a nevýhody jednotlivých variant?
  3. Na co si dát pozor?
Číst více

Jak postavit dobře firemní počítačovou síť?

  1. Jaké jsou varianty firemních sítí?
  2. Kdy zvládneme výstavbu místní sami a kdy svěřit výstavbu odborníkům
  3. Na co si dát pozor?
Číst více