Jak dosáhnout výhodných podmínek telekomunikačních služeb?

Správným nastavením smluvních parametrů a správným používáním telekomunikačních služeb můžete ušetřit až 50% vašich nákladů. Jak toho dosáhnout?

Ujasněte si nejprve, co firma opravdu potřebuje

Neposlouchejte nabídky typu „s námi ušetříte až XX%“.  Mnohem více ušetříte, pokud budete vědět, co opravdu potřebujete a chcete. Teprve pak je vhodné hledat dodavatele, který splní vaše kvalitativní (SLA) a funkční požadavky za nejnižší cenu. Základem je tedy zjistit skutečné potřeby vaší firmy, a vztáhnout je k aktuální nabídce služeb na trhu.

Jednejte o úpravě podmínek pravidelně

U telekomunikačních služeb je třeba opakovaně provádět úpravu podmínek. Doporučujeme 1 x ročně, v případě závazku cca půl roku před jeho vypršením.

To neznamená, že se stávajícím dodavatelem nemáte udržovat kontakt a nesnažit se získávat i průběžné ústupky. Je vhodné znát aktuální nabídku v kampani pro nové zákazníky a požadovat minimálně totéž.

Pro vyjednávání se stávajícím operátorem je zásadní hrozba odchodem na základě konkurenční nabídky.

Je třeba působit věrohodně, že jste již rozhodnuti. Proto je vhodné mít odchod opravdu připravený a být ochotni jej provést. Máte možnost získat „win-back“ nabídku, která stojí za to. 

Nebojte se změnit operátora

Pokud je pro dosažení lepších podmínek nebo kvality služeb vhodné změnit operátora, není třeba se toho bát. Telefonní čísla vám zůstanou – přenesete si je k novému operátorovi, a vizitky ani materiály nemusíte měnit. Vy změníte operátora, ale vaši zákazníci a partneři žádnou změnu nezaznamenají.

S výjimkou několika nočních minut nedojde ani k žádnému výpadku. Je ale vždy třeba zvážit výši úspor oproti pracnosti nového nastavení služeb.

Přenositelnost čísel má ale určitá omezení. Nelze například přenášet čísla z pevné sítě na síť mobilní, ani čísla z pevné sítě, patřící do jednoho telefonního obvodu, do jiného telefonního obvodu.

Přenášet lze jak jednotlivá telefonní čísla samostatných služeb, tak i tzv. rozsahy čísel, které jsou použity v případě připojení telefonních ústředen. Rozsahy mohou zahrnovat 10, 100, 1000 atd. telefonních čísel. Např. rozsah 100 čísel je od xxxxxxx00 až xxxxxxx99. Více o přenositelnosti pevných čísel naleznete v článku Jak nastavit příchozí hovory do firmy?.

Postup přenesení čísla:

  1. zákazník podá výpověď u opouštěného operátora,
  2. operátor zpracuje výpověď,
  3. zákazník musí vyřešit veškeré případné závazky,
  4. po akceptaci výpovědi, vygeneruje opouštěný operátor takzvané ČVOP - Číslo Výpovědi Opouštěného Poskytovatele (někdy též „CTID“), 14 místné číslo, které platí max. 60 kalendářních dní + 5 pracovních dní, obsahuje i datum, kdy nejdříve může být zahájeno přenesení,
  5. zákazník objedná služby u přejímajícího operátora a předá mu ČVOP,
  6. přejímající operátor objedná přenesení čísel s daným ČVOP (zákaznický autorizační formulář – tzv. CAF),
  7. termín přenesení - portace je 4 pracovní dny od zadání objednávky přejímajícím operátorem,
  8. přenesení čísla proběhne ve stanovený den většinou v brzkých ranních hodinách, v případě mobilních telefonů zákazník pouze ráno vloží do mobilů SIM karty nového operátora, vhodné je vypnout PIN nové SIM karty – viz dále.

Pozor


  • Všechna čísla z tzv. rozsahu čísel musí být vždy u stejného operátora. Z rozsahu nelze vyjmout jedno nebo více čísel a ty samostatně přenést k jinému operátorovi. Přenášet lze pouze rozsah jako celek.
  • U mobilních čísel je třeba v předstihu před výměnou SIM zkontrolovat, zda vaše mobily nejsou od původního operátora zablokovány pro použití se SIM kartou jiné sítě. U novějších mobilů tomu tak už většinou není. Ještě s původní SIM zkontrolujte, zda na ní nejsou uloženy nějaké kontakty nebo důležité SMS. Překopírovat je můžete přes paměť telefonu.

Pohlídejte si klíčové parametry rámcové smlouvy

Firmy dnes většinou neplatí zřizovací poplatky ani za přenos čísel od jiných operátorů. Jednorázové poplatky proto bývají zanedbatelné. Výsledné náklady ovlivňují především dojednané pravidelné poplatky a platby za provoz.

Struktura smluvních dokumentů se u jednotlivých operátorů částečně liší. U většiny operátorů ale najdeme následující dokumenty Vyžadována je papírová forma, s podpisem oprávněného zástupce:

  • základní, jednoduchá smlouva,
  • všeobecné podmínky - bývají dlouhé a napsané hutným právnickým jazykem, ale pozor, mají stejnou platnost jako základní smlouva,
  • popisy jednotlivých služeb ,
  • ceníky služeb – se základními cenami,
  • rámcové podmínky užívání služeb, zjednodušeně specifikace či rámcová smlouva –  zde budou uvedeny vaše individuální ceny a nastavení služeb.

Další informace o nastavení služeb také v článcích Jak vybrat pro firmu vhodné tarify?Proč používat ústředny a pevné linky a jak je využít na maximum? a Jak nastavit příchozí hovory do firmy?.

Jaké jsou zásadní parametry rámcové smlouvy?

Úvazek na období

Operátoři nabízejí při úvazku slevy. Je třeba ale vždy dobře zvažovat, zda se závazek vyplatí. Telekomunikace se rychle mění a ceny se většinou snižují. Jen výjimečně se dnes vyplatí uvázat výměnou za sníženou cenu telefonu nebo jiného operátorem dodaného hardware. O dotovaných telefonech se více dočtete v článku Jak vybrat správně telefony do firmy?.

V ideálním případě byste měli na telekomunikační služby uzavírat pouze smlouvy na dobu neurčitou s krátkou výpovědní lhůtou. Svou volnost ale musíte využít k vyjednání lepších podmínek. Zvažte, za jak dlouho budete mít sílu a čas se optimalizaci telekomunikačních služeb opět věnovat. V tomto ohledu pak kratší úvazky nemusí být nutně špatně. Obecně nelze doporučit zejména další úvazky (nad 1 rok). 

Délku závazku posuzujte se zohledněním případné fakturační slevy na pořízení telefonu a dalších zařízení  viz článek Jak vybrat správně telefony do firmy?.

Pozor


Pozor na automatické prodloužení smlouvy, pokud nepodáte výpověď v požadovaném předstihu před vypršením úvazku. Na takové ustanovení dnes již nepřistupujte.

Závazek minimálního měsíčního plnění

Často je operátory vyžadován. Doporučujeme jej stanovit velmi nízko. Velkou rezervu musíte uvažovat na předpokládané snižování cen tarifů, a na vývoj počtu zaměstnanců. Sleva za vyšší minimální plnění se většinou nevyplatí.

Sankce za předčasné ukončení smlouvy

Zákon o elektronických komunikacích sice umožňuje vypovídat smlouvy na dobu určitou každému zákazníkovi, ale pozor - jako firma od platnosti novely z prosince 2014 zaplatíte všechny zbývající platby v plné výši. Ustanovení, že sankce je maximálně pětina dosud nezaplacených sjednaných plnění, nyní platí pouze pro spotřebitele (fyzické osoby nepodnikatele). 

Vratné zálohy

U nových firemních zákazníků operátoři posuzují kredibilitu zákazníka podle různých registrů. V případě zjištěného rizika (které nemusí znamenat špatnou situaci firmy, ale třeba nedostatek údajů) operátoři přistupují k uzavření smlouvy individuálně. Není na závadu, pokud v takovém případě např. u firmy bez historie poskytnete vratnou zálohu na prvních několik měsíců užívání.

Tarify

Zorientovat se v tarifech telekomunikačních služeb je složité. Výběru tarifů je proto věnován zvláštní článek Jak vybrat pro firmu vhodné tarify?.

Chcete poradit s tímto tématem?

Výběr z tipů

K čemu využít pokročilé telekomunikační služby?

  1. Jak na telekonference a videokonference?
  2. Jak využít hromadnou SMS komunikaci?
  3. Jaké jsou aplikace pro volání a zprávy po internetu a jak je využít?
Číst více

Jak provozovat firemní aplikace v 21. století - od serverů ke "cloudu"?

  1. Kde může firma provozovat své aplikace?
  2. Jaké jsou výhody a nevýhody jednotlivých variant?
  3. Na co si dát pozor?
Číst více

Jak postavit dobře firemní počítačovou síť?

  1. Jaké jsou varianty firemních sítí?
  2. Kdy zvládneme výstavbu místní sami a kdy svěřit výstavbu odborníkům
  3. Na co si dát pozor?
Číst více